La rapidez del proceso de cambio de una organización depende de la eficacia y efectividad del avance a través de los cuatro estados del proceso sinérgico:
- interacción
- entendimiento
- integración
- implementación
1.- INTERACCIÓN.-
No puede haber sinergia sin la interacción entre los miembros del equipo. Para evitar quedaratrapado en un círculo vicioso de malentendidos, los miembros de un equipodeben poder comunicarse de manera efectiva.
Los tres métodos deinteracción que protegen contra malentendidos, confusión, culpabilidad, alienacióny hostilidad son los siguientes:
- Comunicarse eficazmente.- capacidad y buena voluntad son fundamentales para completar con éxito el proceso sinérgico. Entre los errores más comunes de la comunicación interpersonal, que disminuyen la capacidad de un equipo para la sinergia son: usar un lenguaje ambiguo y oscuro, fallar en la percepción de necesidades y deseos de los otros, depender de suposiciones, confiar en ideas predeterminadas y estereotipos.
- Escuchar activamente-. De los aspectos necesarios de la comunicación (contenido del mensaje, valores subyacentes y sentimientos experimentados al emitir o recibir el mensaje), comprender el significado verdadero de los mensajes transmitidos entre los miembros del grupo es una meta clave en cualquier grupo de trabajo que pretenda crear sinergia. Cuando se trabaja con la escucha activa, se está generalmente más dispuesto a participar y ofrecer nuevas ideas, a ser más colaborativo, a ser más fiel al trabajo en equipo y a ser más productivo.
- Generar confianza y credibilidad.- Generar confianza entre los miembros del equipo es absolutamente esencial. La confianza sinérgica está basada en una necesidad mutua de valorar y usar la diversidad.
2.- ENTENDIMIENTO.-
Para que losequipos a los que se quiere gestionar alcancen sinergias, debe haber unequilibrio entre los procesos racionales, críticos y creativos. Hay cuatroelementos para conseguir este equilibrio:
- Crear un clima abierto-. Incluso cuando los miembros del equipo han interactuado eficazmente y han generado confianza y credibilidad entre ellos, en algún momento discreparán sobre determinados aspectos del proceso de cambio. Estas diferencias inevitables, pueden ser manejables apropiadamente si existe un compromiso entre el equipo para sacar a la superficie estos asuntos y dirigirlos de un modo abierto y directo. Esto exige la fuerte convicción de que el conflicto no es inherentemente negativo, sino de que puede ser positivo.
- Retrasar los juicios negativos.- Para crear un entendimiento, los roles involucrados en cualquier proceso de cambio, deben sentir que son libres de expresar sus pensamientos y sus ideas respecto a éste, sin que haya miedo y sin puedan ser atacados porque su aportación no sea válida. Si no hay un enfoque negativo de partida, una idea puede sobrevivir lo suficiente para ser modificada y desarrollada más adelante.
- Empatizar con los demás.- Demostrar empatía por los mensajes de otras personas, por sus sentimientos y valores, especialmente cuando la otra persona expresa un punto de vista diferente al nuestro, es una poderosa herramienta para facilitar sinergia dentro del equipo de trabajo.
- Valorar la diversidad.- Valorando la diversidad que existe en las relaciones de trabajo, se anima a los miembros del equipo a desarrollar aceptación. Las personas que se sienten aceptadas porque sus opiniones son valoradas, contribuyen de una manera excepcional a la tarea.
3.- INTEGRACIÓN.-
Hay cuatro puntospara garantizar de una manera efectiva la realización del proceso deintegración de una manera exitosa:
- Tolerar la ambigüedad y ser persistente.- Integrar diferentes perspectivas es lo más difícil para aquellos quienes sólo se sienten cómodos con las soluciones rápidas y lógicas. La implementación exitosa del cambio, exige que se acepte e incluso se valore la ambigüedad de la situación hasta que el orden pueda regresar del caos momentáneo.
- Ser flexible.- Un problema para la integración de la diversidad es la tendencia a imponer nuestras ideas pidiendo a los demás que sean flexibles sin serlo nosotros. La sinergia sólo puede ocurrir cuando todos los miembros del equipo estén dispuestos a modificar sus perspectivas, para que puedan ser integradas con otras.
- Ser creativo.- Cuando todos los miembros del equipo intentan integrar sus diferentes ideas en planes de acción mutuamente apoyados, el pensamiento creativo se convierte en una necesidad.
- Ser selectivo.- Este es el elemento más delicado en el proceso de la consecución de sinergia, la necesidad de un equilibrio entre la ambigüedad, la tolerancia y la persistencia en el mantenimiento del proyecto de equipo.
4.- IMPLEMENTACIÓN.-
Sin un resultadoconcreto, ninguna organización va a gastar su valioso tiempo fomentandorelaciones de trabajo. El logro de la sinergia puede hacer cambiar el trabajo yel resultado puede ser un negocio de éxito en un mercado cambiante. Para llevara cabo la implementación con éxito, última fase del proceso sinérgico, haycuatro maneras de actuar que deben adoptarse:
- Tener una estrategia.- Las personas que trabajan en relaciones de carácter sinérgico, notan el valor de planificar el plan de acción, con fases específicas, medibles y orientadas por metas. Sin una dirección no se podrían manejar los recursos, determinar las prioridades y asegurar que las actividades individuales son compatibles.
- Monitorizar y reforzar.- A pesar de ser muy importante, monitorizar un proceso de cambio no es suficiente. Cuando los progresos o los problemas se identifican, los miembros de un equipo sinérgico aplican las correctas acciones para asegurar que todo sale bien. Para mantener el proceso de cambio debe aplicarse un reforzamiento positivo para los progresos y comportamientos apropiados, así como aplicar consecuencias negativas a la falta de los mismos.
- Mantener al equipo centrado.- Trabajar como un equipo sinérgico requiere que el grupo sea sensible a las necesidades individuales de cada miembro, del equipo como tal y de la empresa como globalidad.
- Actualizar.- Ambientes inestables propician constantes y continuos cambios. Reaccionar a estos cambios de un modo que ayude al logro de las metas, exige una continua puesta al día de los planes de acción.
Pedro Márquez, Senior Consultant y Profesor de varias escuelas de negocio